Utbildning Microsoft Teams

Workshop A: Chatt och konversationer

Beskrivning av funktion

Chatt

För att skicka ett meddelande till en enskild person eller flera valda personer (grupp) behöver man inte skapa ett nytt Team. Precis som i Skype för företag kan du öppna en chatt och starta din konversation med en eller flera personer. I Teams sparas chattkonversationen som en tråd per användare eller chattgrupp så att man i efterhand kan se all konversation bakåt i tiden. Chatt i Teams kan i dag inte chatta med privata Skype användare. Microsoft arbetar med detta.

Konversationer

Konversationer är meddelanden till alla medlemmar i Teamet. Man kan skapa konversationer via en flik i respektive kanal i Teamet som heter Konversation. En konversation är en tråd med svar från olika medlemmar på ett inlägg någon gör. Man kan ställa in aviseringsinställningar som gör att man får olika typer av notifieringar beroende på var Konversationen är skapad. Man kan använda omnämnanden för att uppmärksamma andra på inlägget. Alla medlemmar i Teamet kan läsa alla konversationer i Teamet.

Arbetsuppgift

1. Alla medlemmar i gruppen Chattar med någon annan i gruppen
   1. Testa formathanteraren 
   2. Testa att bifoga fil, emoji och dekal. 
   3. Testa att chatta i grupp. 

1. Starta en konversation i Teamet och svara varandra.
   1. Testa Formathanteraren 
   2. Testa att via symbolen @ nämna någon
   3. Testa att skapa ett snabbmöte 

Diskussionfrågor: Chatt och konversationer

Hur kan jag använda denna funktion i mitt vardagliga arbete på RFSISU?

Hur skulle vårt VO/AVD använda detta ?

Workshop B: Möten/ Inbjudan till Team möte via Outlook

Beskrivning av funktion

Möten i grupper med ljud, video och delning. Man kan bjuda in kollegor (interna) samt externa till möten via Outlook. Man kan ansluta till mötet via Outlook antingen i appen eller via webben. 

Nya videokonferenssystemen som ska implementeras i en del sammanträdesrum i Idrottens Hus Skanstull bygger på att vi använder funktionen möten i Teams. Mötesfunktionen lämpar sig för både det lilla och det större mötet.

Arbetsuppgift

1. Bjud tillsammans in deltagarna i er grupp till ett Teams-möte i Outlook. 
   1. Bjud in alla i gruppen 
2. Var och en ansluter till mötet via mail som skapats av inbjudan.
   
   1. Testa både Via webben och appen 
   2. Testa olika inställningar som Ljud av, stäng av kamera och enhetsinställningar
       
   3. Testa att dela skärm och filer
       
   4. Testa möteschatt
       
   5. Testa att visa deltagare och direkt inbjuda
       
   6. Testa att hantera gemensamma mötesanteckningar
       
   7. Testa att starta inspelning
       

Diskussionsfrågor: Möten i Teams

Hur kan jag använda denna funktion i mitt vardagliga arbete på RFSISU?

Hur skulle vårt VO/AVD använda detta ?

Workshop C: Kanaler/ Flikar

Beskrivning av funktion

Teamen består av kanaler. Kanalerna är tänkta för indelning av Teamet kring olika ämnen, projekt eller avdelningar. Alla medlemmar i Teamet är också medlemmar i alla kanaler som tillhör Teamet. (Det kommer under hösten en uppdatering som ger en Teamägare möjlighet att lägga upp privata kanaler i ett Team, så att endast en del av Teamets medlemmar kan se och arbeta med den kanalen.)

I en kanal kan man ha konversationer med Teammedlemmarna som rör kanalens ändamål samt även spara filer som rör kanalen, man gör detta via flikar. Det går även att koppla till flikar av olika slag som kan vara en fil, en länk till en webbsida eller en OneNote anteckningsbok. 

Arbetsuppgift

1. Teamet består av kanaler, i kanalerna kan ni konversera, spara filer mm. Skapa en kanal i Teamet 
   1. Testa att konversera i kanalen, vilka fördelar ger det?
       
   2. Testa att hantera olika flikar i en kanal, vilka möjligheter ser du? I nästa övning om filer /dokument kommer du att få testa några typer av flikar.
         -> 

Diskussionfrågor: Kanaler/ Flikar

Hur kan jag använda denna funktion i mitt vardagliga arbete på RFSISU?

Hur skulle vårt VO/AVD använda detta ?

Workshop D: Fil/ Dokumenthantering samt OneNote

Beskrivning av funktion

Teams ger möjligheten att spara filer, mappar och dokument som alla medlemmar kan komma åt. Man kan lagra filer i kanalerna man skapat i Teams. Ett Team består i grunden av en Sharepointsida så det är i Sharepoint filerna sparas. Funktionen Filer känner igen många olika typer av filer och kan visa många filtyper. Office filer kan redigeras online eller lokalt via Officepaketet på din dator. Det finns flera sätt att hantera sina filer, man kan se och öppna dem online i OneDrive eller Sharepoint och lokalt på din dator via Teams appen eller i Utforskaren. Filerna kan synkroniseras till din dator via Utforskaren.

Det ingår även en gemensam OneNote Anteckningsbok i alla Team som alla Teammedlemmar har tillgång till. Om man öppnar Teamet i SharePoint kan man öppna Teamets gemensamma OneNote anteckningsbok i den lokala OneNote appen. 

I en kanal kan man lägga till en flik som kopplar till den gemensamma OneNote anteckningsboken.

Arbetsuppgift

1. Gå till kanalen Allmänt och öppna fliken Filer.
   1. Testa att ladda upp fil till kanalen 
   2. Testa att dra och släpp filer till kanalen
   3. Testa att göra ett dokument till en flik -> 
   4. Markera en fil i en kanal och se vilka möjligheter som finns för hantering av filer. 
2. Välj appen Filer till vänster i Teams. 
   1. Se vilka möjligheter till hantering av filer som ges här.
3. Öppna Teamets OneNote i OneNote appen lokalt 
4. Koppla OneNote i en flik.
    ->  
5. Diskutera i gruppen om alla möjligheter att hantera filer i OneDrive och gemensamma filer. Vilket sätt att arbeta föredrar du?

Diskussionfrågor: Fil/ Dokumenthantering

Hur kan jag använda denna funktion i mitt vardagliga arbete på RFSISU?

Hur skulle vårt VO/AVD använda detta ?

Workshop E: Administrera ett Team

Beskrivning av funktion

 Det finns flera möjligheter till inställningar i ett Team. En del inställningar är egna inställningar som avgör hur jag själv ser teamet, exempelvis vilka kanaler jag ska se och hur jag ska bli aviserad när olika händelser sker i Teamet mm. 

Det finns även en del inställningar som är generella för hela Teamet som den eller de som har rollen Ägare kan hantera. Exempel på dessa inställningar är att lägga till medlemmar eller ägare och hantera hur funktionen kanaler ska hanteras.

Arbetsuppgift

1. Det finns flera olika sätt att hantera inställningar i ett Team. Nedanstående inställningar finns, ta fram dem och se vad man kan göra med respektive inställning.
    - Egna inställningar
    - Hantera Team
    - Redigera Team
    - Lägga till Medlem
    - Dölja Team eller kanal
    - Ta bort Team

Diskussionfrågor: Administrera ett Team

Hur kan jag använda denna funktion i mitt vardagliga arbete på RFSISU?

Hur skulle vårt VO/AVD använda detta ?