Vid bokning av besökare är det viktigt att tänka på följande:
Besökare skall alltid anmäla sig i receptionen och skriva in sig i besökssystemet. Där får besökaren en besöksbricka som skall bäras synligt. Personal ska komma ned och hämta sin besökare och har alltid ansvar för sin gäst, vilket även innebär att vara behjälplig i nödsituation.
Om en har besök av fler än åtta personer ska en lista med besökarnas namn skickas till receptionen senast dagen innan. Där ska också framgå kontaktperson och vilket konferensrum som ämnas att användas. Detta för att det inte ska bildas köbildning vid inskrivning av besökare.